Para explicar cómo hacer una constancia de trabajo, veamos en primer lugar qué es, y algunas de sus características más importantes. Una constancia de trabajo es un documento que tiene por finalidad acreditar o certificar que una persona desarrolló una actividad laboral dentro de una empresa, refiriéndose también a la antigüedad que tiene en el puesto de trabajo que desempeña actualmente.
¿Para qué sirve una constancia de trabajo?
Por lo general, este documento sirve para confirmar que la persona prestó sus servicios laborales a una empresa determinada, y normalmente se entrega cuando esa persona lo solicita como referencia laboral.
Dentro de este documento se describe de manera breve el tipo de trabajo desempeñado, puntualizando las características y cualidades laborales del trabajador, lo cual funciona para ayudar a la persona a aplicar a un nuevo trabajo. Al demostrar su trayectoria laboral, tiene mayores posibilidades a la hora de conseguir el empleo al que se postula.
Además de esto, puede servir también a la hora de reclamar prestaciones por desempleo o ayudas económicas.
¿Qué incluye una constancia de trabajo?
- Nombre de la empresa.
- Nombre del trabajador y su documento de identificación.
- Actividad que desempeñó.
- Cargo que desempeña el trabajador.
- Antigüedad del trabajador.
- Datos de contacto de la empresa.
- Fecha de elaboración.
- Firma.
Todas las empresas tienen la obligación de entregar los certificados de trabajo. En caso de que alguna de ellas se niegue a hacerlo, la persona puede acudir a las oficinas del ministerio del trabajo, y puede haber sanciones para las empresas en cuestión.
¿Cómo solicitar una constancia de trabajo?
Es recomendable que cada vez que inicies un nuevo trabajo, solicites un certificado laboral. Ten en cuenta que pueden producirse cambios en las empresas, y no hacemos referencia solo al cambio del nombre o la gerencia, sino también hasta el punto de que pueden llegar a desaparecer. Y si esto pasa, será más complicado obtener un documento como este.
Para solicitarlo, debes informarle a tu superior o a la persona encargada del departamento correspondiente. Si se demoran en entregarlo, no dudes en insistir, ya que por ley tienes derecho a tenerlo.
¿Cómo hacer este documento?
Realmente no existe una única forma de hacerlo, pero a continuación, indicamos un ejemplo a modo de orientación de cómo documentar tu constancia laboral.
«Yo, (nombre del superior), (cargo ejercido) de (nombre de la empresa), certifico que (nombre del trabajador) ejerció de (cargo ocupado en la empresa) entre (fecha de inicio de la actividad en la empresa y la fecha de terminación del trabajo en la empresa). Como tal, tuvo responsabilidades en los siguientes campos:
- En este apartado se deben poner las funciones y responsabilidades que tuvo el trabajador. Se puede solicitar una valoración objetiva del rendimiento, aunque no es lo normal, ya que esto es más común en la carta de recomendación.
*Se emite el certificado a solicitud del trabajador con los fines que él considere oportunos.
Atentamente,
Nombre y firma del emisor del documento e información de contacto*».
Este documento también puede incluir otro tipo de información, como el salario o el contrato que se estableció. Por otro lado, es importante no olvidar tener el sello de forma oficial por parte de la empresa ya que, sin esto, no servirá de nada.
Llegados a este punto, es importante aclarar que un documento de constancia de trabajo NO es lo mismo que una carta de recomendación laboral o carta de referencia. Esta es otro tipo de documento que tiene por objetivo subrayar las virtudes y cualificaciones de la persona de cara a contar con nuevas oportunidades laborales. Vamos a verlo un poco más en profundidad.
¿Qué es una carta de referencia?
La carta de referencia relata la trayectoria de un empleado en un ámbito determinado y desde un punto de vista externo, ya que es alguien capaz de evaluar el desempeño del interesado.
Esta carta está diseñada de tal manera que otra empresa o empleador conozca más al candidato. Por ello, es una carta más personalizada. Se recomienda que no sea demasiado extensa y tener una estructura con determinados puntos clave.
¿Qué debe incluir una carta de referencia?
Para su validez, debe incluir lo siguiente:
- Membrete. Debe tener fecha de emisión, y si se conoce a quién va dirigida, es aconsejable incluir su nombre.
- Identidad. En este apartado, por lo general situado en el primer párrafo, se indica el nombre y la documentación de la persona que recomienda. Además, identifica su puesto y trayectoria.
- Descripción. Es el cuerpo de la carta, e indica detalles específicos como el rol que cumplió la persona, las cualidades destacables, la impresión, etc.
- Testimonio. Para finalizar, normalmente las cartas terminan con una dedicatoria, cuyo deseo es crear un vínculo con la persona recomendada.
- Firma y sello. El objetivo es dar veracidad a la carta.
Como ves, una carta de constancia de trabajo es muy diferente que una carta de referencia o recomendación. Son dos documentos que pueden llegar a ser parecidos, pero tienen una finalidad diferente. Los dos son importantes para el trabajador a la hora de querer cambiar de trabajo, pero una empresa solo tiene la obligación de realizar la carta de constancia. Recordamos que, por ley, el empleado cuenta con el derecho de obtener ciertos documentos e información de su trabajo.
Además de que tener una carta de constancia es muy importante dado que es un documento que nos va a permitir certificar nuestra situación laboral, también demuestra la estabilidad de la persona, y puede ayudarnos a la hora de solicitar diferentes trámites administrativos, como pueden ser la adquisición de un apartamento, su arriendo, o la compra de un coche.
Por último, y como mencionamos anteriormente, al finalizar el contrato laboral con una empresa, sin este documento no podremos tener acceso a ninguna prestación por desempleo. Por todo ello, es algo que vale la pena tener para cualquier imprevisto, ya que nos protegerá durante nuestra actividad laboral y también después de ella. Se puede decir que este documento es una obligación por parte de la empresa para tener una opinión de los servicios de su empleado.